การเก็บเอกสารแบบดิจิทัลเป็นอีกหนึ่งในหลายวิธีที่ช่วยให้องค์กรสามารถขยายเติบโตได้อย่างราบรื่นและรวดเร็ว
เพราะเอื้อปัจจัยอำนวยความสะดวกในด้านการทำงานที่เป็นระบบ ลดระยะเวลาการทำงาน เสริมประสิทธิภาพผลลัพธ์ของทีมงานทั้งในระยะสั้นและในระยะยาวด้วยเหตุนี้เองหลายๆองค์กรจึงมองหาวิธีการต่างๆในการเก็บเอกสารแบบดิจิทัลเพื่อเต็มเติมและส่งเสริมองค์กรในจุดนั้นซึ่งวิธีการเก็บเอกสารแบบดิจิตัลในปัจจุบันนั้น สามารถทำได้ในรูปแบบใดบ้าง
วันนี้ทางทีมงาน ZmartB ได้รวบรวมมาไว้ให้แล้วค่ะ
1.ใช้ระบบเก็บเอกสาร (Document Management System)
การใช้ระบบ DMS ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเอกสารแบบดิจิทัลได้อย่างมีระบบ ซึ่งระบบเหล่านี้มีความสามารถในการจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัย เอื้อต่อการค้นหาที่สะดวก ทีมงานสามารถแบ่งปันข้อมูลระหว่างกันได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
2.ใช้บริการเก็บเอกสารออนไลน์ (Cloud Storage Services)
บริการเก็บเอกสารออนไลน์เช่น Google Drive, Dropbox, หรือ Microsoft OneDrive ช่วยให้องค์กรสามารถเก็บเอกสารไว้ในพื้นที่บนคลาวด์ที่ปลอดภัย และสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ทุกที่ทุกเวลา
3.ใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System – EDM)
ระบบ EDM ช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บและจัดการเอกสารในรูปแบบดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิผล มีการติดตามเอกสารที่ถูกเปลี่ยนแปลง รวมถึงมีหมวดการจัดการการอนุมัติเอกสาร เอื้อประโยชน์ต่อการทำงานในระยะไกล ส่งเสริมการขับเคลื่อนองค์กรให้ราบรื่น ไม่ติดขัด
4.ใช้เทคโนโลยีการจัดการเอกสาร (Document Management Technology)
การใช้เทคโนโลยีบางอย่าง เช่น Optical Character Recognition (OCR) ช่วยให้องค์กรสามารถแปลงเอกสารที่มีอยู่ในรูปแบบกระดาษให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลได้อัตโนมัติ
5.ใช้การทำงานร่วมกันในเอกสารออนไลน์
การใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันกับเอกสารออนไลน์ เช่น Google Docs, Microsoft Office Online เพื่อให้ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันบนเอกสารเดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน
การใช้เทคโนโลยีเพื่อเก็บเอกสารแบบดิจิทัลนี้ ไม่เพียงแต่ช่วยลดการใช้กระดาษและประหยัดพื้นที่สำนักงานในการจัดเก็บเท่านั้น หากแต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน รวมถึงความรวดเร็วในการค้นหาข้อมูลในองค์กรอีกด้วย
ซึ่งในทั้งหมดการจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลทั้ง 5 หัวข้อที่กล่าวมานี้ ได้ถูกบรรจุไว้อย่างเต็มรูปแบบในโปรแกรม Zmart-B เพื่อจุดประสงค์ในการซัพพอร์ตองค์กรของท่านในทุกมิติ โดยโปรแกรม ZmartB ได้เพิ่มโมดูลเพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล สามารถแบ่งหมวดหมู่ของประเภทเอกสาร มีการจัดการคำกำกับ รวมถึงสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารแต่ละประเภทของพนักงานแต่ละตำแหน่งได้ด้วย เพื่อประโยชน์ในการบริหาร และ ประสานงานกันได้อย่างราบรื่น ลดความขัดแย้ง เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพื่อการบรรลุเป้าหมายสูงสุดขององค์กร
หากท่านต้องการระบบ ERP โปรแกรม ZmartB เข้าไปใช้ในองค์กร ติดต่อเราได้ ที่นี่