ระบบ ERP ไหนดี? 9 วิธีเลือก ระบบ ERP ให้เหมาะกับธุรกิจคุณ

ระบบERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning คือระบบซอฟต์แวร์ที่องค์กรนำมาใช้ในการจัดการเพื่อรวมกระบวนการทางธุรกิจหลักๆ เอาไว้ด้วยกัน  เช่น กระบวนการทางการบัญชี การเงิน การผลิต การจัดการวัสดุ การจัดซื้อ การจัดการทรัพยากรมนุษย์ หรือ การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ จุดเด่นของระบบ ERP คือความสามารถในการเชื่อมโยงข้อมูลจากส่วนต่าง ๆ ขององค์กร ทำให้การทำงานของแต่ละแผนกสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่าง real time มีประสิทธิภาพและเป็นระบบเดียว สร้างข้อมูลที่เป็นระบบ สามารถเข้าถึงได้ง่าย ลดข้อผิดพลาดและการทำงานที่ซ้ำซ้อน ช่วยลดต้นทุนที่ใช้ในการดำเนินงาน ช่วยให้บริษัทสามารถปรับตัวและตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงในตลาดได้รวดเร็วขึ้น

ตัวอย่างของ ระบบ ERP ระดับโลกที่เป็นที่รู้จัก เช่น SAP (https://www.sap.com), Oracle (https://www.oracle.com), Microsoft Dynamics และ NetSuite  ซึ่งแต่ละระบบจะมีคุณลักษณะและความสามารถที่แตกต่างกันตามความต้องการและขนาดขององค์กร

สำหรับหลักการใดบ้างที่จะควรหยิบมาใช้ในการคัดเลือก ระบบERP ให้เหมาะกับองค์กรของคุณ 

วันนี้ทางทีมงาน ZmartB   ได้รวบรวมมาให้แล้วค่ะ

1. ควรเป็น ระบบ ERP ที่ถูกพัฒนามาให้เหมาะกับ culture  หรือ วัฒนธรรมของคนไทยโดยเฉพาะ

ระบบERP ที่ถูกพัฒนามาให้เข้ากับวัฒนธรรมไทย มักจะมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับตัวตามความต้องการเฉพาะของธุรกิจไทยได้ดี  ระบบควรถูกออกแบบมาให้รองรับกับภาษาไทย เพราะจะส่งผลให้ทีมในองค์กรใช้งานได้ง่ายขึ้น ลดความยุ่งยากในการทำความเข้าใจและเรียนรู้ระบบ ทำให้การสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานในองค์กรจะเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อใช้ระบบที่คุ้นเคยและเข้าใจง่าย ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานของธุรกิจให้ดีขึ้น เนื่องจากมีความเข้าใจในวิถีการทำงานและการสื่อสารภายในองค์กรของคนไทย อีกทั้งระบบERP ที่ถูกพัฒนาตามวัฒนธรรมคนไทยนี้จะถูกพัฒนาให้สอดคล้องกับข้อกฎหมายและระเบียบข้อบังคับของประเทศไทย ซึ่งจะทำให้ธุรกิจสามารถปฏิบัติตามกฎหมายได้อย่างถูกต้องและทันท่วงที มีการเพิ่มฟังก์ชันต่างๆที่ตอบสนองต่อความต้องการแบบเฉพาะของธุรกิจในประเทศไทย เช่น การรายงานภาษีและการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร

2. ควรเลือก ระบบERP  ที่เป็นแบบราคาเหมาจ่าย

เนื่องจาก ระบบERP  ที่เป็นแบบราคาเหมาจ่ายนั้น จะทำให้ผู้ประกอบการสามารถคาดการณ์ค่าใช้จ่ายได้ง่าย  การจ่ายค่าบริการในอัตราคงที่ทำให้องค์กรลดความไม่แน่นอนที่อาจเกิดจากค่าใช้จ่ายที่ผันแปร สามารถวางแผนงบประมาณได้อย่างแม่นยำ ทำให้การจัดการด้านการเงินและการบัญชีง่ายขึ้น เหมาะสำหรับองค์กรที่มีการวางแผนค่าใช้จ่าย และ ต้องการเติบโตในอนาคต  ระบบเหมาจ่ายนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมต้นทุนได้ดีขึ้น เนื่องจากไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมตามการใช้งานหรือจำนวนผู้ใช้ ทำให้สามารถจัดการค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมตามการใช้งาน พนักงานสามารถจึงใช้ฟังก์ชันทั้งหมดของระบบ ERP ได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องกังวลเรื่องค่าใช้จ่าย ทำให้เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานได้ดีขึ้นอีกด้วย และการจ่ายค่า ระบบERP แบบเหมาจ่ายนี้ มักจะรวมถึงการสนับสนุนทางด้านเทคนิคและการอัปเดตซอฟต์แวร์ ซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถมั่นใจได้ว่าระบบจะได้รับการบำรุงรักษาและปรับปรุงอยู่เสมอ

3. ควรเลือกใช้ระบบERP ที่สามารถเลือกใช้และเลือกจ่ายเฉพาะบางเมนูได้ (Modular ERP)

ระบบ Modular ERP ช่วยให้องค์กรสามารถเลือกใช้เฉพาะโมดูลที่ต้องการจริง ๆ สามารถปรับตัวและตอบสนองต่อความต้องการเฉพาะเจาะจงของธุรกิจได้อย่างรวดเร็วและเกิดประสิทธิภาพ
การจ่ายค่า ระบบERP เฉพาะส่วนที่ต้องการใช้งานช่วยจะลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ทำให้องค์กรสามารถบริหารจัดการงบประมาณได้ดีขึ้น สามารถเลือกลงทุนเฉพาะในส่วนที่มีความสำคัญและให้ผลตอบแทนต่อองค์กรสูงสุด
และยังเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับองค์กรที่เพิ่งเริ่มใช้ ระบบERP การเริ่มต้นด้วยโมดูลพื้นฐานที่จำเป็นที่สุด จะช่วยลดความซับซ้อนและความยุ่งยากในการติดตั้งและอบรมทีมงาน
หากในอนาคตธุรกิจเติบโตและมีความต้องการเพิ่มขึ้น องค์กรก็สามารถเพิ่มโมดูลใหม่เข้าไปในระบบได้ตามต้องการโดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงระบบทั้งหมด และในบางธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ก็สามารถปรับเปลี่ยนการใช้งานโมดูลต่าง ๆ ได้ตามสถานการณ์ ทำให้ ระบบERP ยังคงมีความทันสมัยและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้
นอกจากนี้ระบบ Modular ERP มักจะมีความสามารถในการบูรณาการกับระบบอื่น ๆ ที่องค์กรใช้งานอยู่ จึงสามารถสร้างระบบที่ครบวงจรได้โดยไม่ทำให้การลงทุนเดิมสูญเปล่า
เมื่อผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้ฟังก์ชันที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับงานของตนเองได้ จะทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีความพึงพอใจในการใช้งานระบบ ทำให้งานที่ออกมามีประสิทธิภาพ

4. ควรเลือกใช้ ระบบERP (Enterprise Resource Planning) ที่มี User Interface ใช้งานง่ายและไม่สับสน

ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ที่มี User Interface (UI) ที่ใช้งานง่าย เป็นอีกปัจจัยนึงที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการเรียนรู้และการทำงานของทีมงาน  เพราะช่วยลดเวลาในการฝึกอบรมและฝึกฝน ประหยัดค่าใช้จ่ายและทรัพยากรในการฝึกอบรม ทีมงานสามารถเริ่มใช้งานระบบได้อย่างรวดเร็วด้วยตนเองโดยไม่ต้องพึ่งพาการฝึกอบรมอย่างละเอียด สามารถโฟกัสมุ่งมั่นกับงานสำคัญแทนที่จะต้องเสียเวลาในการหาวิธีใช้งานระบบ ลดความซับซ้อนในการทำงานประจำวัน ทีมงานทำงานได้เร็วขึ้นและลดข้อผิดพลาด และยังช่วยลดความเครียด ความสับสน ทีมงานมีประสบการณ์การใช้งานที่ดีและมีความสุขในการทำงานมากขึ้น ลดโอกาสที่จะเกิดการต่อต้านหรือการละเลยการใช้งาน องค์กรได้รับประโยชน์สูงสุดจากการลงทุนในระบบ ERP

5. ควรเลือก ระบบERP ที่ทีมงานสามารถล็อกอินและใช้งานพร้อมกันได้หลายๆ บัญชีในเวลาเดียวกัน

เพราะการอนุญาตให้ทีมงานหลายคนสามารถเข้าถึงระบบ ERP ได้ในเวลาเดียวกัน จะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและไม่เกิดความล่าช้า  ทีมงานสามารถทำงานในส่วนต่างๆ ของระบบได้พร้อมกัน ลดภาระงานที่ซ้ำซ้อน เช่น การบันทึกข้อมูล การตรวจสอบรายงาน และการประมวลผลคำสั่งซื้อ ช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างทีมและแผนกต่างๆ ภายในองค์กร รองรับการเข้าถึงและประมวลผลข้อมูลจากผู้ใช้งานหลายคนพร้อมกัน ทีมงานสามารถแชร์ข้อมูลและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้อยู่กันคนละที่ อีกทั้งข้อมูลที่ป้อนเข้าไปในระบบจะถูกอัปเดตแบบเรียลไทม์ ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและมีความแม่นยำ สามารถนำไปใช้งานได้ทันที ทำให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าและตลาดได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ระบบ ERP ที่รองรับการใช้งานหลายบัญชีพร้อมกัน มักจะมีการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงและการจัดการความปลอดภัยที่ดี ช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลและป้องกันการละเมิดความปลอดภัยได้

6. ควรเลือกใช้ ระบบERP ที่สามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงต่างๆ ของพนักงานได้

เนื่องจากการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงจะช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือไม่เหมาะสม ปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาและความลับทางธุรกิจ ทำให้ข้อมูลสำคัญไม่ถูกเข้าถึงหรือใช้งานโดยผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ ทีมงานจะสามารถเข้าถึงข้อมูลเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของตนเองเท่านั้น ทำให้ลดความเสี่ยงในการเปิดเผยข้อมูลที่สำคัญให้กับผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง ในหลายองค์กรมีข้อกำหนดทางกฎหมายหรือมาตรฐานที่ต้องปฏิบัติตามเกี่ยวกับการจัดการและการปกป้องข้อมูล  ฟังค์ชั่นการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้ผู้บริหารสามารถควบคุมการทำงาน มอบหมายหน้าที่และความรับผิดชอบได้ชัดเจน ลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการแก้ไขหรือการลบข้อมูลที่ไม่ถูกต้องโดยทีมงานที่ไม่เกี่ยวข้อง สามารถติดตามและตรวจสอบการใช้งานของทีมงานได้ หากเกิดเหตุการณ์ไม่ปกติหรือปัญหา ก็สามารถตรวจสอบและแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังช่วยให้ทีมงานสามารถทำงานได้รวดเร็วและเกิดประสิทธิภาพ เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาหรือเข้าถึงข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของตนเอง ส่งเสริมการทำงานร่วมกันของทีมงานได้อย่างเหมาะสม ช่วยให้ทีมงานสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงในองค์กรได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงบทบาทหน้าที่ของพนักงาน การเพิ่มหรือการลดทีมงาน

7. ควรเลือกใช้ ระบบERP ที่เป็นสองภาษา (ไทย-อังกฤษ) ทีมงานไทยและต่างชาติ สามารถทำงานร่วมกันได้

เพราะการใช้ ระบบERP ที่รองรับทั้งสองภาษาไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยเสริมสร้างความเข้าใจและเสริมการทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้นด้วย  ทีมงานที่พูดภาษาไทยจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อใช้ระบบที่รองรับภาษาไทย ลดความสับสนและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการแปลหรือการเข้าใจผิด ในขณะที่ทีมงานที่พูดภาษาอังกฤษจะสามารถใช้งานระบบได้อย่างสะดวก ทำให้สามารถทำงานร่วมกับทีมงานไทยได้อย่างราบรื่น ช่วยลดปัญหาและอุปสรรคด้านภาษาและการสื่อสาร เพิ่มความเข้าใจกันระหว่างทีม มีความยืดหยุ่นในการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงในทีมงาน ลดเวลาที่ใช้ในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ โดยเฉพาะในองค์กรที่มีทีมงานมาจากหลากหลายประเทศ ทำให้การแก้ปัญหาและการสอบถามข้อมูลเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ และหากองค์กรมีแผนที่จะขยายธุรกิจไปยังต่างประเทศ หรือเป็นองค์กรที่มีสำนักงานหรือทีมงานในหลายประเทศ การใช้ระบบที่รองรับภาษาอังกฤษจะช่วยให้การดำเนินงานในระดับสากลเป็นไปได้อย่างราบรื่นและเกิดประสิทธิภาพ การทำงานร่วมกับคู่ค้าและลูกค้าที่ใช้ภาษาอังกฤษก็จะง่ายขึ้น เมื่อมีการจัดทำรายงานหรือการวิเคราะห์ข้อมูลในสองภาษา ก็จะช่วยให้ผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าใจข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นรายงานภายในองค์กรหรือรายงานที่ต้องส่งให้คู่ค้าหรือลูกค้า

8. ควรเลือกใช้ ระบบERP ที่สามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลาและทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นมือถือ, คอมพิวเตอร์, หรือแท็บเล็ต 

เพราะการที่ทีมงานสามารถเข้าถึง ระบบ ERP ได้ทุกที่ทุกเวลา จะช่วยให้พวกเขาสามารถทำงานได้แม้จะอยู่นอกสำนักงาน เช่น การทำงานจากบ้าน หรือ อยู่ในระหว่างเดินทาง
ความยืดหยุ่นนี้จะช่วยเพิ่มความพึงพอใจของทีมงานและส่งเสริมการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพ
นอกจากนี้การเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ยังช่วยให้ผู้บริหารและทีมงานสามารถตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขปัญหาหรือการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญ
การใช้งาน ระบบERP ผ่านอุปกรณ์พกพาช่วยให้พนักงานสามารถดำเนินการต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและเต็มประสิทธิภาพ เช่น การอนุมัติคำขอ การตรวจสอบรายงาน หรือการติดตามสถานะของโครงการ
ลดเวลาในการเดินทางกลับมาที่สำนักงานเพื่อเข้าถึงข้อมูล
ส่งเสริมให้ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันได้ดี ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน
สามารถแชร์ข้อมูลและสื่อสารกันได้ง่ายขึ้น ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและการประสานงานระหว่างทีม
สามารถรักษาความต่อเนื่องในการทำงานและความเชื่อมโยงระหว่างทีมงานได้

9. ควรเลือกใช้ ระบบERP ที่ไม่มีการเก็บค่าใช้จ่ายเพิ่มเมื่อมีการพัฒนาโปรแกรมในอนาคต

หากท่านกำลังมองหา ระบบERP ที่ถูกพัฒนามาเพื่อตอบสนองธุรกิจคนไทยในทุกๆด้าน

ติดต่อทีมงาน ZmartB ได้ ที่นี่