การทุจริตของพนักงานเป็นปัญหาที่องค์กรต้องจัดการอย่างเร่งด่วนและเข้มงวด เพราะสามารถสร้างความเสียหายที่มีกระทบกับองค์กรในด้านต่าง ๆ ได้มากมาย อาทิเช่น สร้างความเสียหายในด้านภาพลักษณ์และชื่อเสียงขององค์กร สูญเสียความน่าเชื่อถือจากลูกค้าและส่งผลกระทบต่อธุรกิจในระยะยาว ทำให้องค์กรต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม เช่น การสูญเสียเงินสด, การประมูลหรือการจัดซื้อที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด, หรือการทำธุรกรรมที่ผิดกฎหมาย ส่งผลให้มีการสูญเสียข้อมูลสำคัญของลูกค้า, ข้อมูลลับของบริษัท หรือข้อมูลสำคัญทางธุรกิจ เช่น ข้อมูลการเงิน ทำให้องค์กรต้องเผชิญกับความเสี่ยงทางกฎหมาย ซึ่งอาจต้องจ่ายค่าชดเชยหรือปรับเพิ่มเติม และมีความเสี่ยงที่จะถูกดำเนินคดีทางอาญาหรือคดีทางแพ่ง ทำให้พนักงานขาดความไว้วางใจในองค์กร และอาจส่งผลให้เกิดปัญหาในการรักษาพนักงานที่มีความสามารถและประสบการณ์ สร้างความไม่พอใจและขัดแย้งในทีมงาน ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานและความสามารถในการทำงานร่วมกันของทีม
หลายๆองค์กรจึงนำ ระบบERP เข้ามาใช้ เพื่อหลีกเลี่ยงและป้องกันปัญหาการทุจริตของทีมงานที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ซึ่งคุณสมบัติพิเศษข้อใดบ้างของ ระบบERP ที่จะสามารถช่วยป้องกันปัญหาการทุจริตได้นั้น
วันนี้ทางทีมงาน ZmartB ได้รวบรวมมาให้ไว้แล้วค่ะ
1. การบันทึกข้อมูลและการตรวจสอบโดยอัตโนมัติ
การใช้ระบบ ERP ช่วยลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกข้อมูลแบบ manual หรือการปรับปรุงข้อมูลที่ไม่เหมาะสม โดยระบบสามารถบันทึกข้อมูลที่สำคัญโดยอัตโนมัติและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ถูกบันทึกไว้ ว่าครบถ้วนและถูกต้องตามรูปแบบหรือไม่ และสามารถแจ้งเตือนให้ผู้ใช้แก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้ อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบการปฏิบัติงานของพนักงาน และบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของพนักงานในระบบ พร้อมทั้งยังสามารถบันทึกและตรวจสอบประวัติการเข้าถึงข้อมูลโดยผู้ใช้ ทำให้สามารถตรวจสอบความเชื่อถือได้
2. การกำหนดสิทธิ์และการตรวจสอบการเข้าถึง
การกำหนดสิทธิ์และการตรวจสอบการเข้าถึงของ ระบบERP คือกระบวนการที่ทำให้ระบบมีการควบคุมและจัดการสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลและฟังก์ชันต่างๆภายในระบบ ให้กับผู้ใช้ที่มีหน้าที่และความรับผิดชอบต่างกันในองค์กร ซึ่งมีความสำคัญอย่างมากในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องหรือไม่มีสิทธิ์ ลดความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูล ลดโอกาสที่พนักงานจะทำการทุจริต สามารถตรวจสอบการเข้าถึงและกิจกรรมของผู้ใช้ได้
การกำหนดสิทธิ์และการตรวจสอบการเข้าถึงสามารถแบ่งออกเป็นสองส่วนหลักคือ:
2.1 การกำหนดสิทธิ์ (Access Control):
2.1.1 การกำหนดบทบาท (Role-based Access Control – RBAC): การกำหนดสิทธิ์ตามบทบาทที่ผู้ใช้มีในองค์กร เช่น ผู้จัดการ, พนักงานบัญชี, พนักงานขาย เป็นต้น ผู้ใช้แต่ละบทบาทจะมีสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลและฟังก์ชันที่แตกต่างกันไปตามความจำเป็นและหน้าที่ของตนเอง
2.2 การตรวจสอบการเข้าถึง (Access Audit):
2.2.1 การบันทึกการใช้งาน (Logging): ระบบจะบันทึกกิจกรรมต่างๆ ของผู้ใช้เมื่อเข้าถึงข้อมูลหรือใช้ฟังก์ชันในระบบ เช่น การเข้าสู่ระบบ, การดูข้อมูล, การแก้ไขข้อมูล เป็นต้น 2.2.2 การตรวจสอบและรายงาน (Monitoring and Reporting): การตรวจสอบกิจกรรมที่บันทึกไว้เพื่อตรวจหาพฤติกรรมที่ไม่ปกติหรือเป็นภัยคุกคาม และการสร้างรายงานเพื่อการวิเคราะห์และตัดสินใจ เช่น รายงานการเข้าถึงข้อมูลสำคัญ รายงานการพยายามเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
2.2.2 การตรวจสอบและรายงาน (Monitoring and Reporting): การตรวจสอบกิจกรรมที่บันทึกไว้เพื่อตรวจหาพฤติกรรมที่ไม่ปกติหรือเป็นภัยคุกคาม และการสร้างรายงานเพื่อการวิเคราะห์และตัดสินใจ เช่น รายงานการเข้าถึงข้อมูลสำคัญ รายงานการพยายามเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
3. การตรวจสอบการทำงานแบบ Real Time
การใช้ระบบ ERP ที่สามารถตรวจสอบการทำงานของธุรกิจแบบเรียลไทม์ (real-time) จะช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบข้อมูลและการกระทำที่เป็นไปในทางทุจริตได้อย่างมีประสิทธิภาพ แบ่งออกเป็นหัวข้อต่างๆได้ ดังนี้:
3.1 การบันทึกและติดตามกิจกรรม (Activity Logging and Monitoring):
ระบบ ERP จะบันทึกกิจกรรมต่างๆ ของผู้ใช้แบบเรียลไทม์ เช่น การเข้าถึงข้อมูล การแก้ไขข้อมูล การสร้างรายงาน การทำธุรกรรมต่างๆ การติดตามกิจกรรมต่างๆแบบเรียลไทม์นี้ ช่วยให้สามารถตรวจสอบพฤติกรรมที่ผิดปกติหรือการกระทำที่สงสัยว่าอาจเป็นการทุจริตได้ทันที
3.2 การแจ้งเตือนอัตโนมัติ (Automated Alerts):
ระบบ ERP สามารถตั้งค่าให้ส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อพบกิจกรรมที่ผิดปกติหรือเข้าข่ายการทุจริต เช่น การเข้าถึงข้อมูลที่ไม่ควร การทำธุรกรรมที่มีมูลค่าสูงผิดปกติ หรือการพยายามเข้าถึงระบบโดยไม่ได้รับอนุญาต การแจ้งเตือนทันทีช่วยให้ผู้บริหารหรือผู้ดูแลระบบสามารถตอบสนองต่อเหตุการณ์นั้นๆได้อย่างรวดเร็วและทันท่วงที
3.3 การวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analytics):
ระบบ ERP มีเครื่องมือในการวิเคราะห์ข้อมูลที่ช่วยให้สามารถตรวจสอบแนวโน้มและพฤติกรรมที่อาจเป็นไปในทางทุจริตได้ เช่น การวิเคราะห์การทำธุรกรรมที่มีรูปแบบซ้ำๆ หรือการเปรียบเทียบข้อมูลที่ผิดปกติ การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกช่วยให้สามารถตรวจจับการทุจริตที่ซับซ้อนได้ดียิ่งขึ้น
3.4 การเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ (Real-time Data Access):
ระบบ ERP ที่ทำงานแบบเรียลไทม์ช่วยให้ผู้บริหารและทีมงานสามารถเข้าถึงข้อมูลล่าสุดได้ตลอดเวลา ทำให้สามารถตรวจสอบและติดตามการดำเนินงานได้อย่างใกล้ชิด ช่วยให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและระบุการกระทำที่เป็นไปในทางทุจริตได้ทันที
3.5 การตรวจสอบและรายงาน (Auditing and Reporting):
ระบบ ERP มีฟังก์ชันการตรวจสอบและการสร้างรายงานที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบการทำงานของธุรกิจและการกระทำของผู้ใช้ได้อย่างละเอียด การสร้างรายงานที่ครอบคลุมช่วยให้สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังและระบุพฤติกรรมที่ผิดปกติได้
4. การใช้งานในระบบเดียวกันทั้งองค์กร
การมีระบบที่ทีมงานทุกคนใช้งานภายใต้แพลตฟอร์มเดียวกัน ช่วยให้มีการบันทึกและการตรวจสอบข้อมูลที่ถูกต้องมากขึ้น เนื่องจากไม่มีการโอนข้อมูลระหว่างระบบที่อาจเป็นจุดอ่อนในการทุจริต ทำให้เกิดการบันทึกและตรวจสอบข้อมูลที่มีความเป็นระบบและโปร่งใส เพราะการบันทึกข้อมูลทั้งหมดในระบบเดียวแบบเรียลไทม์และต่อเนื่อง ช่วยลดความซับซ้อนและข้อผิดพลาดที่เกิดจากการบันทึกข้อมูลในหลายระบบ ทำให้สามารถตรวจสอบและติดตามข้อมูลได้ง่าย นอกจากนี้ฟังก์ชันการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามบทบาทของผู้ใช้ ยังช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องหรือการกระทำที่ไม่เหมาะสม ลดโอกาสในการทุจริตโดยการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงของพนักงานตามความจำเป็น การรวมข้อมูลในระบบเดียวช่วยให้ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในที่เดียว ทำให้การตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูลเป็นไปอย่างโปร่งใส ลดความไม่สอดคล้องกันของข้อมูล ความโปร่งใสนี้ช่วยป้องกันการปกปิดหรือการแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
หากท่านกำลังมองหา ระบบERP ไปใช้ในองค์กรเพื่อป้องกันและแก้ปัญหาทุจริต ติดต่อทีมงาน ZmartB ได้ ที่นี่