ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) แบบบูรณาการ เป็นระบบซอฟต์แวร์ที่รวมฟังก์ชันการทำงานต่างๆ ขององค์กรเข้าไว้ด้วยกันในแพลตฟอร์มเดียว เพื่อปรับปรุงการทำงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเชื่อมโยงกันมากขึ้น โดยมีการทำงานที่ครอบคลุมหลายส่วนงาน เช่น ส่วนการเงินการบัญชี ส่วนการจัดการสินค้าคงคลัง ส่วนการผลิต ส่วนการจัดซื้อ ส่วนการขาย ส่วนการบริหารทรัพยากรบุคคล และ ส่วนการบริการลูกค้า ซึ่งคำว่า การบูรณาการในที่นี้ หมายถึงการทำให้ระบบต่างๆ ภายในองค์กรสามารถสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้แบบเรียลไทม์ เกิดการดำเนินงานที่เป็นไปอย่างราบรื่น ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล ช่วยให้ผู้บริหารมีข้อมูลในการตัดสินใจในเรื่องต่างๆได้ดีขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ
ซึ่งข้อดีของการมี ระบบ ERP แบบบูรณาการไว้ใช้ในองค์กร มีหลายประการ ดังนี้
1. องค์กรจะมี ระบบERP ที่เป็นข้อมูลแบบรวมศูนย์
คือการที่ข้อมูลทั้งหมดขององค์กรถูกจัดเก็บและจัดการอยู่ในฐานข้อมูลเดียว ช่วยให้ทุกหน่วยงานสามารถเข้าถึงและใช้ข้อมูลเดียวกันได้แบบเรียลไทม์ นับเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่สำคัญของ ระบบERP ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความโปร่งใสในการดำเนินงานด้านต่างๆขององค์กร ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล โดยข้อมูลเดียวกันจะถูกบันทึกเพียงครั้งเดียวและสามารถนำไปใช้งานได้ในหลายส่วน ลดความซ้ำซ้อนและความผิดพลาดที่เกิดจากการป้อนข้อมูลหลายครั้ง ข้อมูลจะมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน หน่วยงานต่างๆสามารถเข้าถึงและนำออกรายงานได้ทันที ผู้บริหารสามารถดูข้อมูลภาพรวมขององค์กรได้ในที่เดียว สามารถวางแผนและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและเกิดประสิทธิภาพ อีกทั้งการควบคุมข้อมูลและรักษาความปลอดภัยจะเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น ลดความเสี่ยงของการถูกแก้ไขหรือนำออกไปใช้โดยไม่ได้รับอนุญาต ตัวอย่างเช่น : ฝ่ายการเงิน สามารถดูยอดขายและค่าใช้จ่ายทั้งหมดขององค์กรได้ทันทีโดยไม่ต้องรอขอข้อมูลจากฝ่ายอื่น ฝ่ายจัดซื้อ สามารถตรวจสอบสินค้าคงคลังและติดตามสถานะการสั่งซื้อได้ทันที ฝ่ายทรัพยากรบุคคล สามารถเข้าถึงข้อมูลพนักงานทั้งหมดได้จากฐานข้อมูลเดียว เช่น ข้อมูลการลางาน การประเมินผลงาน และข้อมูลเงินเดือน
2. องค์กรจะมี ระบบ ERP ที่มีรูปแบบการทำงานเป็นอัตโนมัติ
โดยไม่ต้องมีความสนใจหรือมีการเข้ามาแก้ไขข้อมูลโดยมนุษย์ เป็นการใช้เทคโนโลยีเพื่อทำให้กระบวนการต่างๆในธุรกิจเกิดการทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ สามารถทำงานในรูปแบบที่ไม่ต้องมีผู้ใช้มาเข้าใจโปรแกรมหรือคอยป้อนข้อมูลอย่างต่อเนื่อง โดยระบบจะทำงานด้วยตนเองตามขั้นตอนการประมวลผลที่กำหนดไว้แล้วล่วงหน้า เช่น การปิดบัญชีประจำปี การสร้างแผนการผลิต เป็นต้น สามารถตรวจสอบข้อมูลอัตโนมัติเพื่อความถูกต้องและความสมบูรณ์ โดยไม่ต้องมีคนมาคอยตรวจสอบ ช่วยลดความเสี่ยงการเกิดความผิดพลาดในข้อมูล ป้องกันปัญหาต่างๆที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ช่วยลดการซ้ำซ้อนของงาน เพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจ ใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างคุ้มค่ามากยิ่งขึ้น
3. องค์กรจะมี ระบบERP ที่สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์และสร้างรายงานได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
เป็นกระบวนการที่ช่วยให้องค์กรสามารถรวบรวม ประมวลผล และวิเคราะห์ข้อมูลจากทุกหน่วยงานภายในองค์กร
เพื่อนำมาใช้ในการตัดสินใจและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน โดยมีลักษณะและประโยชน์ดังนี้:
3.1 การรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ:
ระบบ ERP แบบบูรณาการสามารถรวบรวมข้อมูลจากทุกหน่วยงานในองค์กร เช่น การเงิน การจัดการทรัพยากรบุคคล การผลิต และการจัดการสินค้าคงคลัง ซึ่งข้อมูลทั้งหมดนี้ถูกจัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูลกลาง ทำให้สามารถเข้าถึงและใช้งานได้ง่าย
3.2 การสร้างรายงานที่ครอบคลุม:
ระบบ ERP มีเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลที่สามารถทำการวิเคราะห์เชิงลึก เช่น การวิเคราะห์แนวโน้ม การวิเคราะห์ความเสี่ยง และการวิเคราะห์ประสิทธิภาพ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัย
3.3 การแสดงผลด้วยภาพ:
ระบบ ERP มักจะมีฟีเจอร์การแสดงผลข้อมูลด้วยภาพ เช่น แผนภูมิ กราฟ และแดชบอร์ด ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าใจข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว
3.4 การเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์:
ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลและรายงานได้แบบเรียลไทม์ ทำให้สามารถนำข้อมูลมาใช้งานได้อย่างรวดเร็ว นำไปสู่การตัดสินใจทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. องค์กรจะมี ระบบERP มาช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพ
คือการนำข้อมูลและเครื่องมือที่ระบบ ERP มอบให้ มาทำให้เกิดกระบวนการตัดสินใจในองค์กรมีความรวดเร็ว แม่นยำ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดย ระบบ ERP แบบบูรณาการ สามารถช่วยส่งเสริมกระบวนการตัดสินใจทางธุรกิจได้ในหลายๆด้าน ดังนี้:
4.1 ระบบERP ส่งข้อมูลแบบเรียลไทม์:
ระบบ ERP สามารถรวบรวมและประมวลผลข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้จากทุกหน่วยงานในองค์กร ผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
4.2 ระบบERP ส่งเสริมด้านการวิเคราะห์ข้อมูล:
เพราะระบบ ERP มักมีเครื่องมือที่ช่วยในด้านการวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analytics, https://www.investopedia.com/terms/d/data-analytics.asp) วิเคราะห์แนวโน้ม ประเมินผล รวมไปถึงการทำนายอนาคตของธุรกิจ สามารถสนับสนุนการตัดสินใจโดยมีหลักฐานและข้อมูลสนับสนุน
4.3 ระบบERP ช่วยส่งเสริมการจัดการทรัพยากร:
ระบบ ERP จะมีฟังค์ชั่นที่มาช่วยในการจัดการทรัพยากรภายในองค์กรให้ดียิ่งขึ้น เช่น การจัดการวัตถุดิบ การจัดการการเงิน การจัดการบุคลากร หรืออื่นๆ ทำให้การใช้ทรัพยากรต่างๆเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและลดความสิ้นเปลืองที่ไม่มีความจำเป็น
4.4 ระบบERP มีการบูรณาการข้อมูล:
ระบบ ERP จะมีการรวมข้อมูลจากทุกหน่วยงานในองค์กรเข้ามาไว้ด้วยกัน ทำให้ข้อมูลเกิดความสอดคล้อง ลดปัญหาข้อมูลขัดแย้งหรือซ้ำซ้อน
4.5 ระบบERP มีการเชื่อมโยงระหว่างกระบวนการทำงานต่างๆ:
เพราะระบบ ERP มีฟังค์ชั่นที่สามารถเชื่อมโยงกระบวนการทำงานต่างๆ ภายในองค์กรเข้าไว้ด้วยกัน ทำให้เกิดกระบวนการทำงานมีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันและสามารถติดตามสถานะของงานได้ง่ายขึ้น
4.6 ระบบERP มีการปรับตัวอยู่เสมอและยืดหยุ่นได้:
ระบบ ERP สามารถปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจได้ง่าย ทำให้การตัดสินใจเกี่ยวกับการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานสามารถทำได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
5. องค์กรจะมี ระบบERP มาช่วยในการลดต้นทุนองค์กร
เพราะการใช้ระบบ ERP แบบบูรณาการจะช่วยลดความจำเป็นในการใช้ซอฟต์แวร์และระบบหลายตัว ซึ่งซอฟต์แวร์เหล่านี้มักจะมีค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและค่าใช้จ่ายในการอัปเกรดที่สูง นอกจากนี้การใช้ระบบเดียวกันทั้งองค์กรยังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมพนักงานด้วย ข้อมูลต่างๆที่ใช้ในการตัดสินใจและการดำเนินงาน จะถูกจัดเก็บและประมวลผลในที่เดียว ทำให้การทำงานมีความรวดเร็วและแม่นยำ ลดเวลาและลดแรงงานที่ต้องใช้ไปในการค้นหาข้อมูลจากหลายระบบ และเนื่องจากการใช้ ระบบ ERP แบบบูรณาการ ข้อมูลต่างๆจะถูกป้อนเพียงครั้งเดียว แล้วนำไปใช้ได้ในทุกแผนก จึงลดความซ้ำซ้อนในการป้อนข้อมูลและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการป้อนข้อมูลซ้ำ ช่วยให้การติดตามและการจัดการทรัพยากร เช่น วัตถุดิบ สินค้าคงคลัง และบุคลากร เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เกิดการวางแผนการผลิตและจัดส่งสินค้าได้อย่างแม่นยำ ลดการขาดแคลนหรือการมีสินค้าคงคลังที่มากเกินไป
6. องค์กรจะมี ระบบERP มาช่วยปรับปรุงการวางแผนในองค์กร
เพราะระบบ ERP แบบบูรณาการสามารถรวบรวมและประมวลผลข้อมูลจากทุกส่วนขององค์กร ทำให้การวางแผนมีข้อมูลที่ครบถ้วนและแม่นยำ ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากมีข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน เกิดการวางแผนที่ดี เตรียมพร้อมและจัดการกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ดียิ่งขึ้น สามารถคาดการณ์แนวโน้มและความต้องการของตลาดได้อย่างแม่นยำ สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในตลาดหรือสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ลดเวลาที่ต้องใช้ในการจัดการและการประสานงาน ทำให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น ลูกค้าได้รับสินค้าและบริการที่ตรงตามความต้องการและตรงตามเวลา เพิ่มความพึงพอใจและความไว้วางใจในองค์กร
7. องค์กรจะมี ระบบERP มาช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน
คือการใช้ประโยชน์จากระบบ ERP เพื่อปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์กร ทำให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการเชื่อมโยงและประสานงานระหว่างแผนกต่าง ๆ อย่างไร้รอยต่อ จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลจากทุกส่วนขององค์กร ลดการสิ้นเปลืองและเพิ่มความคุ้มค่าในการใช้ทรัพยากร ช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ สามารถแข่งขันกับคู่แข่งได้ดียิ่งขึ้น และยังสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ เกิดความพึงพอใจของลูกค้าในสินค้าและบริการมากขึ้น ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เพิ่มกำไรขององค์กร ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ลดความขัดแย้งและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันเพื่อประโยชน์สูงสุดขององค์กร
หากท่านต้องการ ระบบERP มาใช้ในองค์กร ติดต่อเราได้ที่นี่